Recibir un oficio de la DIAN no significa que la empresa esté en falla. Significa que la DIAN quiere revisar algo concreto. Lo que define el resultado es cómo se responde en los días siguientes.
1. Lea el oficio antes de reaccionar
Identifique con claridad el tipo de acto: requerimiento ordinario, requerimiento especial, pliego de cargos o liquidación oficial. Cada uno tiene plazos distintos y consecuencias distintas. Confundirlos cuesta dinero.
2. Confirme los plazos
El conteo arranca con la notificación. Anote la fecha exacta y trabaje hacia atrás desde el último día. No deje la respuesta para el final.
3. Reúna soportes originales
Facturas, contratos, conciliaciones bancarias y declaraciones. Si algo está incompleto, dígalo en la respuesta. Inventar soportes empeora el caso.
4. Concilie cifras antes de responder
Verifique que lo que va a entregar cuadra con lo declarado. Las diferencias que no se explican se convierten en glosas.
5. Redacte con técnica y sin emoción
Cada afirmación debe apoyarse en una norma, un soporte o un cálculo. El tono polémico no ayuda. La claridad sí.
6. Acompáñese de especialistas
La DIAN trabaja con auditores con criterio técnico. Responder sin asesoría experta deja a la empresa en desventaja, sobre todo cuando hay precios de transferencia o ajustes complejos.
7. Documente el proceso interno
Guarde correos, actas y soportes. Si el caso escala a recurso de reconsideración o demanda, esa trazabilidad protege a la empresa.
Escrito por el equipo de ACTF Consultores Contables y Tributarios SAS.
